1. PRE-INSCRIPCIÓN:

A partir de noviembre de 2024 estará disponible el formulario de preinscripción para que los expositores presenten sus productos o servicios. Es necesario que todos los expositores sin excepción realicen el proceso de preinscripción registrando información general del participante y de su marca, adjuntando un catálogo de productos o servicios a ofrecer. La preinscripción no es garantía de asignación del Stand.

2. TIPO DE ESPACIOS:

En los salones se ofrecerán los siguientes espacios:

3. INSCRIPCIONES:

Los expositores (socios e invitados) avalados a participar en la Kermesse podrán inscribirse de acuerdo con el cronograma adjunto. Para hacer la inscripción se requiere realizar el pago en su totalidad del espacio asignado, RUT actualizado, certificación bancaria y adicionalmente, en caso de no ser socio, carta de invitación.

4. ENTREGA DE STANDS:

De acuerdo con el cronograma, se entregarán los espacios asignados con su respectivo talonario para el registro de sus ventas. Si necesita ayuda para ubicar sus productos, habrá personal disponible para apoyarle, es necesario dar una gratificación económica. Cada stand estará marcado con el número de mesa, el nombre del expositor, y los productos a vender. Solo se podrá descargar mercancía en la zona demarcada junto al Proshop, si el vehículo de montaje es diferente al usado por el expositor, se debe informar los datos del vehículo desde el cual se hará la descarga de los productos el día del montaje y recogida el día de desmontaje (matrícula y número de identificación del conductor).

5. DECORACIÓN Y ADECUACIÓN DE STANDS:

Los titulares de los stands deben respetar en todo momento el espacio asignado que estará delimitado. El expositor y sus invitados no podrán ocupar ni obstruir cualquier tipo de acceso o circulación de público con la instalación de objetos o muebles, sin previo consentimiento del Comité de Kermesse. El mobiliario de apoyo para la exhibición (maniquíes, racks, mostradores, entre otros) no podrá exceder 1,20 metros de altura en los costados ni en el frente del espacio asignado con el fin de no obstaculizar la visibilidad de los productos de todos los expositores, esto aplica también para las mesas centrales en la parte de atrás. La imagen corporativa de cada marca la traerá el expositor y debe estar ubicada en la estructura tubular diseñada para los stands, a excepción de las mesas centrales.

6. HORARIO:

Desde las 11:00 a.m. hasta las 6:00 p.m. aproximadamente. Los expositores deben iniciar la venta de sus productos SIN EXCEPCIÓN desde el primer día y OBLIGATORIAMENTE estar presentes los cuatro días que dure nuestra Kermesse dentro del horario establecido, de lo contrario, perderán el uso del espacio y no se les reintegrará el valor de la Inscripción.

7. ATENCIÓN EN EL STAND:

El titular del stand debe atenderla personalmente o enviar personal idóneo que promueva la venta de sus productos y será el único responsable de los artículos ofrecidos y del cumplimiento del presente reglamento. Ni la Fundación ni el Club Los Lagartos serán responsables por la autenticidad de las marcas, su calidad y /o procedencia. La Fundación sólo se limita a entregar un espacio dentro de las instalaciones del Club para comercializar los productos/servicios del expositor bajo la figura de concesión de espacio, donde la Fundación entrega al expositor la prestación, operación, explotación y organización de su mercancía, bajo las condiciones expresas definidas en este reglamento por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia de la Fundación. El expositor será el único responsable de demostrar positivamente, ante cualquier autoridad que así lo requiera, la propiedad y la libre disposición en Colombia de los bienes a vender.

8. PRODUCTOS / SERVICIOS:

Los Productos o servicio que se ofrecen en la Kermesse deben ser LOS MISMOS que el expositor ofreció y que fueron aceptados al momento de hacer la inscripción y reserva del stand. En caso de traer a la Kermesse productos diferentes a los registrados y aprobados en la inscripción, la Fundación retirará dichos productos.

Queda estrictamente prohibido el plagio de productos, servicios, ideas o diseños de otros expositores, marcas o terceros. Todo participante debe garantizar la originalidad de lo ofrecido, asumiendo plena responsabilidad en caso de infringir derechos de autor, propiedad intelectual u otras normativas aplicables.

ESTABLECIMIENTO DE PRECIOS

• Todos los expositores deberán fijar los precios de sus productos y servicios de acuerdo con las condiciones del mercado, garantizando que sean competitivos y justos para los asistentes.

• Los expositores deben considerar factores como la calidad, la demanda y el costo de producción al establecer sus precios.

• Los precios deberán estar claramente exhibidos en cada stand, asegurando la transparencia en las transacciones.

• La Fundación se reserva el derecho de realizar recomendaciones sobre ajustes de precios para mantener la equidad y accesibilidad del evento.

9. VENTAS

ESTÁ PERMITIDO RECIBIR EL PAGO DE LAS VENTAS DIRECTAMENTE EN LAS STANDS, solo por medios electrónicos: datáfono, PSE, código QR. Para los socios que quieran hacer sus compras con cargo a la acción, es necesario contar con comprobante de venta de los productos una vez cancelados, deben llevar, SIN EXCEPCIÓN, el sello de la Fundación que ponen los cajeros cuando reciben el pago en las cajas dispuestas para ello. Sin este sello el comprobante carecerá de valor, la Fundación no se hace responsable, por tanto, no se debe entregar la mercancía al comprador. Si el expositor es facturador (de acuerdo con la normatividad vigente), toda venta deberá ser facturada directamente al comprador, en ningún caso será a la Fundación, debido a que esta no adquiere los productos o servicios. El recaudo producto de la venta, realizado a través de los canales de la Fundación, es considerado como un ingreso recibido para terceros, es decir del expositor. Dicha transacción es reportada en la información exógena de la DIAN del año gravable en que se genera y en los términos de la normatividad colombiana vigente para tal fin.

Se recomienda que todos los expositores proporcionen un documento de respaldo para cada venta realizada durante la Kermesse, ya sea en forma de factura o documento similar que respalde la venta para efectos de garantía o reclamo.

El documento deberá incluir, como mínimo: nombre y datos del expositor, nombre del comprador, descripción del producto o servicio vendido, precio unitario y total de la compra, fecha de la transacción, método de pago utilizado. Los expositores deberán entregar una copia del documento de respaldo al comprador al momento de la transacción.

La organización de la Kermesse podrá solicitar la presentación de estos documentos para verificar las transacciones y garantizar la transparencia en el manejo de las ventas.

El incumplimiento de esta disposición podrá resultar en sanciones, incluyendo la exclusión del expositor en futuras ediciones de la Kermesse.

10. PARQUEADERO:

Los expositores (invitados de socios) podrán ingresar al Club UN SOLO VEHÍCULO, jueves y viernes deben parquear únicamente en los parqueaderos dispuestos por el Club, que serán oportunamente informados y sábado y domingo, deben utilizar SIN EXCEPCIÓN el servicio de Valet Parking, teniendo en cuenta que los parqueaderos principales son para uso EXCLUSIVO de los socios.

11. DONACIÓN:

La Fundación recibirá el valor de inscripción por el espacio como donación de cada uno de los expositores. En caso de requerir Certificado de esta Donación, la Fundación expedirá el Certificado correspondiente, el cual se entregará a partir del 31 de enero de 2026 y debe ser solicitado en el momento de hacer su inscripción.

12. GASTOS POR VENTAS CON CARGO A LA ACCIÓN:

Para las compras realizadas por los socios con cargo a la acción, el recaudo se hará a través de las cajas del Club, del valor de la venta se descontará el 5% para cubrir gastos financieros, de retención y operativos. El saldo restante, es decir el 95%, será consignado de acuerdo con lo descrito en el cronograma, en la cuenta bancaria registrada en la Certificación Bancaria que aporta al momento de hacer la Inscripción y reserva del Stand.

13. DERECHOS DE IMAGEN:

Con el hecho de participar en la Kermesse, los participantes aceptan y autorizan que sus nombres e imágenes aparezcan en los programas, publicaciones y demás medios publicitarios y en general en todo material de divulgación con fines promocionales que la Fundación desee hacer durante el Evento o una vez finalizado el mismo, sin que ello implique la obligación de remunerarlos o compensarlos adicionalmente. Así mismo, renuncian a cualquier reclamo por derechos de imagen.

14. FUERZA MAYOR Y HECHOS DE TERCEROS:

La Fundación quedará exenta de toda responsabilidad por cualquier falla en el desarrollo de la Kermesse y la suspensión o no ejecución de la misma que surja como resultado de causas constitutivas de fuerza mayor, caso fortuito, o hecho de terceros. Estos eventos se considerarán eximentes de responsabilidad por lo cual en estos casos no habrá lugar al pago de ninguna suma por concepto de perjuicios.

15. DISPOSICIONES DE ORDEN:

El espacio asignado es únicamente para el expositor inscrito Y ACEPTADO POR El Comité de Kermesse. No es permitido compartir ni ceder el stand. EN NINGUN CASO se devolverá el dinero de la inscripción. La Fundación podrá variar o ajustar en cualquier momento las condiciones de la Kermesse, pero en tal caso lo notificará de manera previa y expresa a todos los participantes a través de cualquier medio idóneo para ello.

16. CONVIVENCIA ARMONIOSA:

Invitamos a todos a mantener siempre una actitud positiva, respetuosa y colaborativa, fomentando un ambiente de cordialidad y buena convivencia. El éxito del evento depende del esfuerzo conjunto y del respeto mutuo entre expositores, organizadores y visitantes.

17. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DEL REGLAMENTO – DECLARACIÓN:

Para efectos legales declaro y hago constar que la información suministrada a la Fundación es verídica, que los productos y/o servicios que ofrezco cumplen con toda la documentación legal y técnica establecida para cada caso en la ley colombiana. Declaro que mis ingresos provienen de actividades lícitas y que no se encuentran con registros negativos en listados de prevención de lavado de activos nacionales o internacionales, ni incurren en categoría alguna de lavado de activos y, en consecuencia, se obligan a responder, frente a la otra parte, y terceros por todos los perjuicios que pudieran causar como consecuencia de la no correspondencia con la realidad de esta afirmación. El expositor declara que ha leído, conoce y acepta en su totalidad los términos, condiciones y estipulaciones de este reglamento, y al quedar inscrito acepta cumplir con todas las especificaciones consignadas en él. Una vez leído el reglamento, y en señal de aceptación se firma la inscripción.

CRONOGRAMA